Nowosądecka Organizacja Strażnicza wzięła na warsztat przetargi w gminie Korzenna. Przynajmniej taki był zamiar wyjściowy. Niestety, nie udało się przeanalizować żadnej sprawy, ponieważ dokumentacja przetargowa została usunięta. Uznaliśmy zatem, że sam fakt usuwania dokumentacji przetargowej jest sprawą ważną i powinniśmy ją przedstawić.
Transparentność to nie tylko modne słowo – to fundament działania samorządu. To dzięki niej mieszkańcy mogą mieć kontrolę nad tym, jak wydawane są publiczne pieniądze. Jawność dokumentacji przetargowej jest jednym z najważniejszych narzędzi, które temu służą.
Kiedy gmina ogłasza przetarg, publikuje dokumenty – specyfikacje, załączniki, projekty umów – które wyjaśniają, na co zostaną przeznaczone środki publiczne i jakie warunki muszą spełnić wykonawcy. Gdy jednak po zakończeniu przetargu te dokumenty znikają ze strony gminy, a dostęp do nich staje się praktycznie niemożliwy, coś bardzo istotnego może zostać utracone: zaufanie obywateli.
Zgromadzone przez NOS informacje pokazują, że gmina Korzenna praktykuje usuwanie lub ukrywanie dokumentów przetargowych tuż po zakończeniu postępowania. Dotyczy to zarówno strony BIP, jak i platformy e-Zamówienia. Dla przeciętnego mieszkańca oznacza to, że jeśli nie pobierze dokumentów od razu, później może mieć problem z ich uzyskaniem. Formalnie rzecz biorąc, dokumentacja powinna być przechowywana co najmniej przez 4 lata i udostępniana na wniosek. Ale to teoria. W praktyce mieszkańcy rzadko wiedzą, że mają prawo złożyć wniosek, a nawet jeśli wiedzą – często nie wiedzą, jak to zrobić. Transparentność nie polega przecież na stawianiu barier i wymuszaniu formalności.
W innych gminach powiatu bywa inaczej. Czy w Korzennej jest najgorzej pod względem przejrzystości przetargowej? To całkiem możliwe. Wystarczy spojrzeć na gminy, które pozostawiają dostęp do całej dokumentacji przetargowej także po zakończeniu postępowania – na przykład w archiwach BIP, w osobnych zakładkach. Takie podejście nie tylko jest zgodne z duchem ustawy o zamówieniach publicznych, ale też pokazuje, że urząd nie ma nic do ukrycia.
Jawność jest w interesie wszystkich – mieszkańców, przedsiębiorców, kontrolerów, a nawet samej gminy, bo przejrzyste działania budują zaufanie i odporność na zarzuty nieprawidłowości.
Usuwanie dokumentów przetargowych może oczywiście wynikać z braku procedur, automatycznych ustawień systemu, zaniedbania – i nie sugerujemy, że chodzi o celowe działanie. Jednak niezależnie od intencji, skutki są realne: brak przejrzystości. I to jest problem, na który zwracamy uwagę. Gmina Korzenna nie łamie literalnie przepisów prawa – dokumenty można uzyskać na wniosek – ale nie o to chodzi. Władze samorządowe powinny działać w sposób przejrzysty z własnej inicjatywy, a nie dopiero na żądanie.
Aby poprawić przejrzystość postępowań przetargowych, gmina Korzenna powinna wdrożyć kilka prostych, a zarazem skutecznych rozwiązań. Po pierwsze, warto utworzyć na stronie BIP osobną sekcję „Archiwum zamówień publicznych”, w której znajdą się kompletne dokumentacje zakończonych postępowań – w tym Specyfikacje Warunków Zamówienia, opisy przedmiotów zamówienia, projekty umów, wyjaśnienia do SWZ oraz inne załączniki. Pliki te powinny pozostać dostępne nie tylko w trakcie trwania postępowania, ale również po jego rozstrzygnięciu – bez konieczności składania wniosków.
Po drugie, jeżeli gmina korzysta z platformy e-Zamówienia, warto każdorazowo publikować w ogłoszeniu o wyniku postępowania dodatkowy link do pobrania pełnej dokumentacji lub zamieścić ją równolegle w BIP – unikając sytuacji, w której dokumenty znikają z widoku publicznego. Po trzecie, dobrym krokiem byłoby też wprowadzenie prostego harmonogramu retencji dokumentów – np. pozostawianie plików na stronie przez minimum 12 miesięcy, a następnie przenoszenie ich do cyfrowego archiwum dostępnego z poziomu wyszukiwarki BIP.
Takie praktyki są powszechnie stosowane w sąsiednich gminach powiatu nowosądeckiego – jak na przykład w Łącku, Kamionce Wielkiej czy Nawojowej – gdzie mieszkańcy bez problemu mogą zapoznać się z całą dokumentacją przetargów z ostatnich lat. Korzenna niestety odstaje na tle regionu, co budzi niepotrzebne pytania o przejrzystość i dostępność informacji. Wprowadzenie tych działań nie wymaga dużych nakładów, a przyniosłoby konkretne korzyści – zyskałaby nie tylko jawność, ale i zaufanie obywateli. Transparentność można budować prostymi środkami, jeśli jest dobra wola.
Wnioski są proste. Gmina Korzenna powinna zmienić swoją praktykę i udostępniać dokumentację przetargową także po zakończeniu postępowania. Nie ma przeszkód prawnych, aby to robić. Wręcz przeciwnie – duch prawa zamówień publicznych do tego zachęca.
Transparentność to nie luksus, ale obowiązek. A jawność przetargów to nie kłopot, tylko standard.
Na koniec trzeba podkreślić, że takie usuwanie dokumentów przetargowych, nawet jeśli wynika wyłącznie z automatyzmów systemowych lub braku procedur, może niestety rodzić podejrzenia, że gmina ma coś do ukrycia. W praktyce nie chodzi o to, czy rzeczywiście doszło do nieprawidłowości – chodzi o to, że brak widocznej dokumentacji pozostawia pole dla spekulacji.
Obywatel, który nie znajdzie podstawowych informacji na stronie urzędu, może zacząć zadawać pytania: „Dlaczego tego nie ma?”, „Czy ktoś coś ukrywa?”, „Czy wszystko odbyło się uczciwie?”. Tego typu wątpliwości można bardzo łatwo rozwiać – właśnie poprzez konsekwentne udostępnianie wszystkich materiałów przetargowych. Gdy dokumenty są publicznie dostępne – i „wiszą” na stronie długo po zakończeniu postępowania – przejrzystość staje się faktem, a nie deklaracją. Taka praktyka chroni urząd nie tylko przed zarzutami, ale i przed utratą zaufania społecznego. Jeśli nie ma nic do ukrycia, nie ma też powodu, by coś znikało.
Na razie nie możemy przeanalizować przetargów w Korzennej, bo nie mamy dostępu do dokumentów. Zwracamy uwagę, że ich brak to już wystarczający sygnał ostrzegawczy. Mieszkańcy mają prawo wiedzieć, jak wydaje się ich pieniądze. A gmina – obowiązek to pokazać. Jeżeli dokumentacja będzie dostępna, to wtedy przenalizujemy wybrany przetarg, nie po to aby wykryć „aferę”, ale po to, aby zwracać uwagę na kwestie, które poprawia jakość organizowanych przetargów w gminach powiatu nowosądeckiego.
Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030PROO Priorytet 3.
/tekst partnera/
